Langkah-langkah di bawah ini dapat membimbing
Anda mengubah waktu yang tidak produktif menjadi lebih produktif,
dan membuahkan hasil yang sangat berarti.
Langkah 1: Pahami tujuan
aktivitas kita
Bagaimana
mungkin kita dapat melakukan sesuatu dengan efektif kalau ternyata kita sendiri
tidak mengetahui untuk apa kita melakukan hal itu?
Penetapan tujuan
akan mengarahkan kita pada sesuatu yang memang benar benar ingin kita capai.
Misalnya tujuan apa yang harus saya capai hari ini atau target apa yang harus
diselesaikan. Ini akan mengarahkan kita untuk mencapai hasil yang kita
inginkan.
Langkah 2: Catat semua keperluan
Catat semua hal
penting untuk diingat. Jangan membuang waktu untuk mengingat-ingat.
Buatlah daftar tentang pekerjaan yang harus diselesaikan pada hari itu,
daripada sekedar daftar belanjaan,
dinner dengan klien,
dan lain-lain. Makanya, siapkan agenda untuk keperluan ini. Membuat catatan
juga akan membuat kita sadar berapa banyak kegiatan yang harus dilakukan dalam
satu hari, sehingga kita tidak terbuai hanya mengerjakan satu pekerjaan saja.
Langkah 3: Tentukan Prioritas
Menurut Stephen
R. Covey, esensi dari pengaturan waktu adalah menetapkan prioritas, kemudian mengaturnya.
Kita membuat prioritas dari kegiatan yang sudah kita tetapkan untuk hari itu. Yang paling
penting yang harus diutamakan, baru yang paling tidak penting.
Langkah 4: Buat Perencanaan
Dengan
perencanaan kita akan tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, bagaimana menjalaninya, dan hambatan apa saja yang akan
datang. Ingat, dengan perencanaan yang baik, 80% keberhasilan sudah ada di
tangan. Namun perencanaan yang baik akan percuma jika tidak ada komitmen untuk
melaksanakan rencana tersebut. Langkah selanjutnya adalah komitmen untuk
menjalankan apa yang sudah direncanakan.
Langkah 5: Beri Reward dan Punishment
Rasanya sepakat
ya, jika dikatakan bahwa bagian sulit dari sebuah perencanaan adalah
melaksanakan secara tepat waktu. Dibutuhkan disiplin dan komitmen yang tinggi
untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas yang sudah kita susun. Salah satu cara
untuk membangkitkan motivasi kita adalah dengan menetapkan imbalan atas performa
yang akan kita capai, dan sebaliknya menetapkan hukuman jika gagal memenuhi
target yang ditetapkan.
Tentunya
penetapan reward
dan
punishment
ini
adalah hal-hal yang mempunyai pengaruh terhadap naik turunnya motivasi kita
dalam pencapaian target yang telah ditentukan.
Langkah 6: Jangan mengerjakan
tugas seorang diri
Tidak semua
tugas dapat kita kerjakan seorang diri. Berhematlah waktu dengan mendelegasikan
tugas kepada orang lain. Pendelegasian bukan hanya milik manajer.
Dalam realita,
kita adalah manajer bagi lingkungan sosial kita, keluarga, bahkan diri kita
sendiri. Pendelegasian tidak selalu berhubungan dengan orang. Kita dapat
memanfaatkan jasa teknologi untuk meringankan pekerjaan kita. Misalnya, ketika
pulang kantor dan si kecil rewel, kita dapat mengalihkan tugas kita dengan
menyetel video
Spongebob yang
dapat menarik perhatiannya.
Sementara itu
kita dapat mempergunakan waktu untuk sekedar rebahan didekat si kecil sambil
melepas lelah. Bukan hal yang sulit kan?
Langkah 7: Hindari pencuri waktu
Banyak macam
pencuri yang sering mengganggu waktu kita. Datangnya bisa dari diri kita
sendiri atau faktor luar. Apa saja?
Pertama, kebiasaan
menunda pekerjaan. Kita selalu berpikir “ah masih ada besok”. Dan anehnya,
kebiasaan menunda hanya muncul ketika kita berhadapan dengan pekerjaan sulit.
Sebenarnya kita hanya menghindar dari pekerjaan itu saja. Seharusnya kita ingat
bahwa menunda tidak sama dengan membatalkan. Lalu kenapa tidak dikerjakan
sekarang saja? Lalu
beri reward
yang
menyenangkan setelah itu. Beres kan!
Kedua adalah faktor mood. Jika kita
dalam kondisi mood yang kurang baik, lakukan dulu aktivitas yang menyenangkan
untuk memulihkan kondisi mood kita. Baru setelah itu kita kerjakan tugas-tugas lain
yang sudah ditetapkan.
Ketiga, sifat
perfeksionis. Kadang kita terjebak untuk melakukan sesuatu dengan sempurna
sampai menyita banyak waktu. Mengerjakan sesuatu dengan sempurna bukanlah
sesuatu yang buruk, asalkan diterapkan pada tempat yang tepat. Fokuslah pada
tujuan, bukan sekedar pada kesempurnaan!
Keempat adalah gangguan
dari luar, seperti teman yang datang mengajak ngobrol saat bekerja atau
gangguan telepon. Apa yang harus kita lakukan? Jika kita masih cukup
banyak waktu untuk menyelesaikan target kerja kita, tidak ada salahnya ikut
bergabung, ya itung-itung refreshing. Tapi ingat, jangan terlena
dan melupakan pekerjaan. Semakin cepat selesai, semakin cepat kita dapat reward
yang kita inginkan bukan?
Langkah 8: Tetap luangkan
waktu untuk bersantai
Manajemen waktu
tidak dimaksudkan untuk membentuk seseorang menjadi time freak. Buat apa menjadi
orang sukses jika kita tidak dapat menikmati kesuksesan itu. Kita sibuk bekerja
hingga merusak kesehatan dan keharmonisan kehidupan pribadi. Kita butuh
keseimbangan antara waktu kerja dan waktu untuk bersantai.
Waktu untuk
bersantai bukanlah pemborosan. Anggap saja sebuah reward mewah setelah bekerja
keras memenuhi deadline yang kita tetapkan.
Pada akhirnya
setelah dapat menerapkan prinsip pengelolaan waktu dalam kehidupan kita, tak
ada lagi waktu yang terbuang dengan percuma. Semua berfokus pada satu tujuan,
yaitu meraih kesuksesan. Mulai saat ini, mari kita hargai waktu melebihi uang.
Dan raih kesuksesan yang kita inginkan di depan sana. Siapa tau, suatu saat
kita dapat berkomentar yang sama seperti Gates mengenai waktu.
Ratu Fitri Zainab
Human
Resource Officer
PT. Mitra
Integrasi Informatika
Email: Ratu.Zainab@metrodata.co.id
rewrite by Abas
Recent Comments